Eingangsrechnung bis zur Buchhaltung

Eine Lieferantenrechnung hochladen, automatisch erkennen lassen, buchen, freigeben, bezahlen und an den Steuerberater exportieren.

Fliesen Großhandel Süd GmbH hat Feinsteinzeug und Flexkleber geliefert und schickt die Rechnung FGS-2026-0917 über 591,36 €. In balmung wird daraus die Eingangsrechnung ER-2026-000006. Dieser Workflow zeigt den Weg vom Papier bzw. PDF bis zum Export an den Steuerberater.

Der Ablauf: Beleg hochladen › automatisch erkennen › Eingangsrechnung buchen › freigeben und überweisen › BMD-Export

Schritt 1: Beleg hochladen

Das Symbol Beleg hochladen 1 ist unten in der Seitenleiste immer da, egal wo du gerade bist.

Symbol Beleg hochladen unten in der Seitenleiste — Beleg hochladen aus jeder Ansicht

Klick auf das Symbol und wähl die PDF-Datei oder das Foto der Rechnung aus.
Gib eine Bezeichnung ein, z. B. „Fliesen Großhandel Süd, Feinsteinzeug“, und wähle beim Bezahl-Typ Firma.
Klicke auf + Erstellen.

Alle noch nicht verarbeiteten Belege findest du unter Buchhaltung › Belege. Mit ERFASSEN 1 geht es weiter.

Liste der Belege mit dem Button Erfassen — Offene Belege warten aufs Erfassen

Mehr dazu unter Belege erfassen.

Schritt 2: Automatisch erkennen lassen

Klicke beim Beleg auf ERFASSEN. Rechts siehst du die Rechnung.
Klicke auf AUTOMATISCH BEFÜLLEN. balmung liest Rechnungsdatum, Fälligkeit, Lieferant und Rechnungsnummer aus und hinterlegt die erkannten Felder farbig.
Vergleiche die Angaben mit der Rechnung und klicke auf + Erstellen.

Automatisch befüllte Felder Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Lieferant, farbig hinterlegt — Automatisch erkannt: Datum, Fälligkeit und Lieferant (Bild aus dem Kapitel Buchhaltung)

Mehr dazu unter Eingangsrechnung aus Beleg erstellen.

Schritt 3: Die Eingangsrechnung prüfen

Buchhaltung › Eingangsrechnungen

Die Eingangsrechnung ER-2026-000006 zeigt links in der Liste Lieferant, Datum 22.9.2026, die externe Nummer FGS-2026-0917 1 und die Fälligkeit am 6.10.2026. Rechts daneben ist die Rechnung als PDF zu sehen. Über die Reiter 2 kommst du zu Übersicht, Buchungen und Buchungs-Wizard. Mit AUTOMATISCH BEFÜLLEN 3 lässt du leere Felder später noch einmal auslesen.

Eingangsrechnung von Fliesen Großhandel Süd GmbH mit Reitern und PDF-Vorschau der Rechnung FGS-2026-0917 — Die Eingangsrechnung ER-2026-000006 mit Beleg

Schritt 4: Buchen

Erst beim Buchen bekommt die Eingangsrechnung ihren Betrag.

Wechsle in den Reiter Buchungs-Wizard und klicke auf AUTOMATISCH BEFÜLLEN. balmung schlägt pro Rechnungsposition eine Buchung vor.
Prüfe die Konten. Fliesen und Kleber gehören auf 5000 Handelswareneinsatz.
Vergleiche Gesamt nach Speichern mit dem Rechnungsbetrag und klicke auf Buchen.

Bei unserer Rechnung sind die 591,36 € bereits verbucht:

Buchungs-Wizard mit Bereits verbucht 591,36 Euro und Gesamt nach Speichern 591,36 Euro neben der Rechnung — Bereits verbucht: 591,36 €, passend zum Rechnungsbetrag

Im Reiter Buchungen stehen die beiden Buchungen auf 5000 Handelswareneinsatz, Gegenkonto ist das Lieferantenkonto 3000006 Fliesen Großhandel Süd GmbH.

Reiter Buchungen mit zwei Buchungen auf 5000 Handelswareneinsatz, Feinsteinzeug 418,80 Euro und Flexkleber 74,00 Euro netto — Die Buchungen der Eingangsrechnung

Mehr dazu unter Eingangsrechnung buchen.

Schritt 5: Freigeben und überweisen

Bevor bezahlt wird, gibt jemand die Rechnung frei. Das geht einzeln im Bereich Rechnungsfreigabe der Übersicht: Verantwortlicher und Freigabe-Status, hier Freigegeben (ohne Skonto).

Bereich Rechnungsfreigabe mit Verantwortlichem und Freigabe-Status Freigegeben ohne Skonto — Die Rechnung ist freigegeben

Mehrere Rechnungen auf einmal gibst du in der Liste frei: Rechnungen links über das Symbol auswählen, unten auf Freigabe klicken und den Status setzen.

Fenster Freigabestatus setzen mit Auswahl Freigeben ohne Skonto — Freigabestatus für mehrere Rechnungen setzen (Bild aus dem Kapitel Buchhaltung)

In der Liste erkennst du freigegebene Rechnungen am grünen Häkchen 1. Rechts stehen OFFEN und OFFEN (ÜBERWEISUNG).

Eingangsrechnung von Fliesen Großhandel Süd GmbH in der Liste mit grünem Häkchen und offenem Betrag 591,36 Euro — Freigegeben, aber noch nicht bezahlt

Zum Bezahlen wählst du die freigegebenen Rechnungen aus, klickst auf Bezahlen, wählst das Bankkonto und bestätigst die Überweisung im Fenster deiner Bank.

Mehr dazu unter Freigeben und überweisen.

Schritt 6: Export an den Steuerberater

Am Monatsende gibst du alle Buchungen mit dem Buchhaltungsexport an deinen Steuerberater weiter. balmung zeigt unter Daten fehlen!, was im Zeitraum noch nicht verbucht ist.

Buchhaltung › Buchhaltungsexport

Seite BMD-Export mit Bis inklusive 09/2026, Hinweis Daten fehlen und Button Trotzdem Exportieren — Der BMD-Export für September 2026

Wie du den Monat sauber abschließt, zeigt der Workflow Monatsabschluss. Details unter Buchhaltungsexport (BMD).