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balmung Handbuch

KI in Mails

Mails von balmung Copilot formulieren lassen, Ton und Fachsprache anpassen und aus Mails Aufgaben oder Belege machen.

Beim Schreiben einer Mail hilft dir balmung Copilot direkt im Mailfenster: Du sagst in ein paar Worten, was du schreiben willst, und bekommst einen fertigen Text. Mit Reglern stellst du ein, wie freundlich und wie fachlich er klingen soll.

Wo findest du das?

Abschnitt betitelt „Wo findest du das?“

Unter Organisation › Mails beim Schreiben einer Mail (+ Hinzufügen) oder beim Antworten. Wie Mails grundsätzlich funktionieren, steht unter Mails.

Text vom Copilot schreiben lassen

Abschnitt betitelt „Text vom Copilot schreiben lassen“

  1. Öffne eine neue Mail und klicke auf Textvorschläge.

  2. Wähle Eigener Textvorschlag 1. Darunter lädt der Copilot passende Vorschläge zur aktuellen Mail, z. B. Betreff ergänzen oder Mailinhalt formulieren.

Geöffnete Auswahl Textvorschläge mit Eigener Textvorschlag und weiteren Vorschlägen
Die Auswahl Textvorschläge

  1. Im Fenster Was willst du schreiben? beschreibst du kurz den Inhalt, z. B. „Herrn Huber den Termin für das Aufmaß im Bad am Donnerstag um 9 Uhr bestätigen“.

  2. Klicke auf OK. Nach einigen Sekunden steht der fertige Text im Editor, die Signatur deines Postfachs wird angehängt.

Fenster Was willst du schreiben mit einer kurzen Beschreibung
Kurz beschreiben, was in der Mail stehen soll

Ton und Fachsprache anpassen

Abschnitt betitelt „Ton und Fachsprache anpassen“

Sobald Text im Editor steht, bewertet der Copilot ihn („Text wird bewertet“) und stellt die Regler passend ein.

Mail mit vom Copilot geschriebenem Text, Schalter Formulierung per Sie und Reglern Freundlichkeit und Fachsprache
Vom Copilot formulierte Terminbestätigung
Nr. Element Wofür?
1 Formulierung per Sie Eingeschaltet schreibt der Copilot per Sie, ausgeschaltet per Du. Umschalten schreibt den Text um.
2 Textvorschläge Neue Vorschläge oder eigener Textvorschlag.
3 Freundlichkeit Regler von 1 bis 10. Verschiebst du ihn, formuliert der Copilot den Text freundlicher oder sachlicher.
4 Fachsprache Regler von 1 bis 10: mehr oder weniger Fachbegriffe.
5 Editor Der Text. Du kannst ihn jederzeit selbst ändern.

Aufgabe aus einer Mail erstellen

Abschnitt betitelt „Aufgabe aus einer Mail erstellen“

Öffnest du eine eingegangene Mail, macht balmung Copilot mit Aufgabe erstellen daraus eine Aufgabe: Er liest die Mail und schlägt Name und Beschreibung vor. Die Felder, die die KI ausgefüllt hat, sind hervorgehoben. Du prüfst sie und speicherst die Aufgabe. Details unter Mails.

Ähnlich erstellt Beleg erstellen aus einem Mail-Anhang (z. B. einer Rechnung als PDF) einen Beleg, dessen Angaben die KI vorausfüllt.