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balmung Handbuch

Berechtigungsgruppen

Mit Berechtigungsgruppen legst du fest, wer in balmung was lesen, erstellen, bearbeiten und löschen darf.

Nicht jeder im Betrieb muss alles sehen. Der Lehrling braucht vielleicht nur seine Aufgaben, die Buchhaltung dagegen auch Eingangsrechnungen und Buchungen. Solche Rechte fasst du in Berechtigungsgruppen zusammen und ordnest ihnen Benutzer zu.

Wo findest du die Berechtigungsgruppen?

Abschnitt betitelt „Wo findest du die Berechtigungsgruppen?“
Profilbild › Partnerportal (bzw. Mandant wechseln) › Reiter Berechtigungsgruppen
Liste der Berechtigungsgruppen Standard und Standard mit Buchhaltung mit Detailansicht
Berechtigungsgruppen mit den Reitern Übersicht, Benutzer und Berechtigungen

Links siehst du alle Gruppen 1, mit + Hinzufügen 2 legst du eine neue an. Jede Gruppe hat drei Reiter 3:

Reiter Was steht dort?
Übersicht Der Name der Gruppe.
Benutzer Wer zu dieser Gruppe gehört.
Berechtigungen Was die Mitglieder der Gruppe dürfen.

Die Standardgruppen verwenden

Abschnitt betitelt „Die Standardgruppen verwenden“

Für den Start musst du keine Rechte einzeln festlegen. In der Übersicht deines Mandanten legt STANDARD-BERECHTIGUNGSGRUPPEN ERSTELLEN die Gruppen Standard und Standard mit Buchhaltung an. Dasselbe erreichst du im Einrichtungsassistenten mit STANDARD VERWENDEN beim Schritt „Berechtigungsgruppen & User hinzufügen“.

Beide Gruppen sind gleich. Nur Standard mit Buchhaltung darf zusätzlich die Buchhaltung nutzen (Belege, Eingangsrechnungen, Buchungen, Export).

Rechte einer Gruppe ansehen und ändern

Abschnitt betitelt „Rechte einer Gruppe ansehen und ändern“

Im Reiter Berechtigungen steht jede Zeile 1 für einen Bereich von balmung, z. B. Angebot, Aufgabe oder Ausgangsrechnung. In den Spalten 2 legst du fest, ob die Mitglieder diesen Bereich Lesen, Erstellen, Bearbeiten oder Löschen dürfen oder Vollzugriff haben.

Tabelle der Berechtigungen mit den Spalten Lesen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Vollzugriff
Die Rechte der Gruppe „Standard“

  1. Klicke in der gewünschten Zeile und Spalte auf das Stift-Symbol 3.

  2. Wähle in der Auswahlliste den neuen Wert.

  3. Bestätige mit dem Häkchen rechts daneben. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Geöffnete Auswahl mit den Werten Ja, Nein, Selbst erstellte, Verantwortliche, Selbst erstellte und Verantwortlich
Mögliche Werte für ein Recht
Wert Bedeutung
Ja Das Recht gilt für alle Einträge.
Nein Das Recht gilt für keinen Eintrag.
Selbst erstellte Nur für Einträge, die der Benutzer selbst angelegt hat.
Verantwortliche Nur für Einträge, bei denen der Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist.
Selbst erstellte und Verantwortlich Für beides.
- Nicht festgelegt.

Benutzer einer Gruppe zuordnen

Abschnitt betitelt „Benutzer einer Gruppe zuordnen“

  1. Öffne die Gruppe und klicke auf den Reiter Benutzer.

  2. Klicke rechts oben auf + Hinzufügen 1.

  3. Wähle den Benutzer aus der Liste und klicke auf Zuordnen.

Reiter Benutzer einer Berechtigungsgruppe mit Liste der Mitglieder
Die Mitglieder einer Gruppe

Ein Benutzer kann mehreren Gruppen angehören. Die Rechte addieren sich, das höchste Recht gilt. Um jemanden aus einer Gruppe zu entfernen, klickst du auf sein rundes Profilbild und dann auf den Löschen-Button.

Eine neue Gruppe anlegen

Abschnitt betitelt „Eine neue Gruppe anlegen“

  1. Klicke in der Liste links auf + Hinzufügen.

  2. Gib der Gruppe einen Namen, z. B. „Monteure“.

  3. Klicke rechts oben auf + Erstellen.

  4. Lege im Reiter Berechtigungen die Rechte fest und ordne im Reiter Benutzer die Mitglieder zu.